Afgelopen maandag heb ik voor het eerst een bijeenkomst moeten houden voor mijn team van begeleiders. Hoewel het zeker niet de eerste keer voor me was om een team te moeten aanspreken, was het dit keer toch wel spannend. Waar zat het verschil er dan in, vraag je je af? Dit keer ging het om mensen die ik eigenlijk nog niet (goed) kende. Ze zouden mij voor het eerst in een directe setting zien als hun “leidinggevende”. Dat is zo een groot woord en een klein beetje irriteer ik me eraan. Met zelf nare ervaringen met slechte leidinggevende is mijn grootste angst om ook zo te worden voor hen. Dat was de laatste indruk die ik bij ze teweeg wilde brengen. Maar ja… HOE ging ik dan een goeie indruk bij ze teweegbrengen?
Ik heb er twee (misschien drie) dagen van wakker gelegen, even heel overdreven uitgedrukt. De reden dat ik me zo druk maakte was dat ik mezelf gewoon erg goed ken. Aan zelfkennis ontbreekt het gelukkig niet, maar dat maakte de stress er niet minder op. Ik wist namelijk erg goed wat mijn valkuilen waren. Die zouden me het niet makkelijk maken als ik niet een helder hoofd voor mezelf ging creëren. Ik weet van mezelf dat ik ontzettend direct kan zijn. 9 van de 10 keer is het een kwaliteit en bezorgd het mij rust en duidelijkheid. Vooral in de communicatie met anderen. Die ene keer (van de 10) is wat ontzettend aan mij knaagde, want de down side van deze mooie kwaliteit is dat ik erg koud en streng over kan komen. Mensen die mij kennen weten dat ik allesbehalve koud ben, maar op de werkvloer kan ik inderdaad goed streng zijn.
De koude, strenge Arwa is de laatste persoon die ik ze wilde laten zien. Maar goed, ik moest de basis voor het komend jaar neerzetten en ik wist dat ik daarbij gewoon een duidelijk verhaal nodig had. Ik weet van mezelf ook dat als ik ga proberen NIET mezelf te zijn dat ik alleen maar zenuwachtig wordt en vervolgens een black out kan krijgen midden in mijn presentatie.
Na een lange reflectie besloot ik dat ik vooral moest vermijden om mij anders voor te doen dan dat ik normaal was. ”Blijf gewoon jezelf, doe gewoon je ding”.
Daar ging ik dan ook voor. Dus wat deed ik? Ik begon mijn verhaal met letterlijk het volgende: ”Ik wil jullie vooraf even op de hoogte brengen van het feit dat ik nogal snel streng en direct over kan komen, maar dit is nu totaal niet mijn bedoeling. Ik wil jullie gewoon de juiste instructies en aanwijzingen meegeven en duidelijk zijn in wat ik van jullie verwacht en in wat jullie van mij kunnen verwachten. Alvast mijn excuses als ik dat te direct of streng over breng. Jullie kunnen alles tegen mij zeggen en ik wil ook alles bespreekbaar kunnen maken. We gaan dit jaar samen aan de slag en het is alleen maar leuk als we daarbij gewoon goed met elkaar kunnen praten.”
Wat er toen gebeurde was ongelooflijk. Het was alsof ik letterlijk de spanning kon zien verdwijnen. De gespannen gezichten maakte plaats voor een bemoedigende lach en de hoofden begonnen instemmend te knikken. Het was geweldig. Uiteraard kreeg ik later gedurende mijn praatje nog wel onzekerheden, maar ze verdwenen helemaal tijdens het delen van heerlijke pizza, leuke feitjes over onszelf en toekomstige ideeën. En de volgende dag kreeg ik van mijn begeleiders ook nog eens positieve feedback. Ze waren onder de indruk dat ik het zo goed gedaan had hoewel ik er nog niet lang zat.
Ik vervloek de momenten dat ik mezelf forceerde niet mijzelf te zijn en ik waardeer het moment dat ik me gerealiseerd heb dat transparantie het beste werkt.
Wanneer je transparant bent, benoem je feitelijk wat de situatie is. Je benoemt waar het op staat en je maakt het niet mooier dan het is. ”No sugar coating”. Je geeft er niet meer aan en niet minder. ”Dit is de situatie, zo voel ik me erbij en dit is hoe ik erover denk”. Let er wel bij op dat je – met name – je gedachtes subtiel en netjes over brengt. Onze gedachtes zijn namelijk van ons en erg persoonlijk, ze zijn niet altijd geschikt om letterlijk te benoemen in elke situatie. Dit komt omdat onze gedachtes lekker bekleed worden door onze emoties. Onze emoties zijn niet altijd goed controleerbaar. Dus let er goed op om je gedachtes goed te uitten. Het kan tijd kosten om te leren dit goed te doen. Dit is echter het mooie aan transparant communiceren: je kan lekker transparant zijn over het feit dat je moeite hebt met de juiste woorden uitzoeken en eventueel dat je nu hard aan het werk bent jezelf dit goed aan te leren. Poefff, het is er eruit – dit is wat het is. Nu is het niet alleen jouw probleem maar ligt het lekker op tafel en heeft iedereen er mee te maken. Misschien niet persoonlijk, maar jij zit er in ieder geval niet meer in je eentje over te panieken in je eigen hoofd terwijl je ook nog met datzelfde hoofd een fatsoenlijke conversatie probeert uit te voeren. Jippie! Het is je gelukt een helder hoofd te creëren voor je zelf.
Transparant communiceren heeft mij altijd goed geholpen met mijn cliënten en coachees in het verleden. Ik had er ontzettend veel moeite mee om in ”codetaal” met ze te communiceren omdat bijvoorbeeld bepaalde protocollen of regels dat voorlegde. Wanneer zij geen duidelijke antwoorden op hun vragen kregen, kwamen die vragen altijd weer terug. Dat maakte mij onzeker en het traject wiebelig. Door transparant te communiceren schepte ik geen loze verwachtingen bij ze waardoor ze wisten waar ze aan toe waren. Negen van de tien keer waardeerden ze dat enorm en zag ik ze daarna ook harder werken. Waar dit aan ligt weet ik zelf eerlijk gezegd ook niet goed. Ik denk dat het misschien komt omdat ze gewoon graag met mij aan de slag wilde met hun doelen gezien alles duidelijk en concreet was. Het is namelijk makkelijker om aan je doelen te werken als alles wat je kan verwachten gedurende het proces duidelijk is. Je weet wie je aanspreekpunten zijn, je weet wat bij jou ligt en wat bij hen, je weet hoe je ermee aan de slag kan of wat er van je verwacht wordt om te doen, je weet wat de consequenties zijn als je je doelen niet haalt of als je niet mee werkt… Alles is lekker duidelijk en duidelijkheid is alleen te creëren bij een transparante communicatie.
Dus voortaan: zeg waar het op staat, benoem waar je mee zit en hoe het je eventueel kan belemmeren. Ben je bang dat mensen er raar op kunnen reageren? In mijn ervaring reageren mensen erg waarderend. Probeer het eens zelf!
